드라이브 보안강화_문서 복사,프린트, 다운로드 방지 기능

< 문서 복사,프린트, 다운로드 방지 기능>

구글이 문서 공유 설정에 대해 보안을 강화했습니다.

Google 문서 (Docs/Slide/Spreadsheet)에 대해서 배포시 공유 옵션에 '다운로드/복사/프린트' 를 할 수 없도록 기능이 추가되어, 공유된 사람이 추가로 문서를 마음대로 다른곳에 공유할 수 없게 되었습니다.

공유 설정 시, [고급]을 클릭합니다.

공유할 사용자 추가시 소유자 설정에 아래와 같은 옵션을 확인할 수 있습니다.

- 편집자가 엑세스를 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다.

- 댓글 작성자/뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사 욥션을 사용 중지합니다.

복사, 다운로드, 프린트를 할 수 없는 사용자는 아래와 같이 파일 메뉴에 '사본만들기', '인쇄' 기능이 비 활성화 되어 있습니다.

본 기능은 현재 개인 지메일에서만 이용이 가능하다고 하네요.

곧, 구글앱스 사용자들도 이용할 수 있겠죠??

구글 문서보안 기능 - 개인정보 숨기기

<구글 문서에서 개인정보 숨기기>


- 구글 문서에 개인정보 및 중요한 내용이 포함되어 있는 문서를 다른사용자와 공유해야 할 때, 
  중요한 부분 텍스트만 가리고, 다른사용자와 문서를 공유할 수 있는데요,
- 공유를 받은 사용자는 텍스트가 가려진 상태의 문서를 보게 됩니다. 

1. 구글 문서에서 [부가기능]-[DosSecrets]-[Open]을 클릭하면, 오른쪽에 DosSecrets가 활성화 됩니다.
2. PassPhrase 부분에 비빌번호를 입력하고 [Start]버튼을 클릭합니다.

3. 개인정보 및 가려야 할 부분을 블록을 잡고 [Censor text]버튼을 클릭합니다.

4. 해당 부분이 색깔로 가려지며, 오른쪽에 해당 작업 내용이 보여집니다.

5. 같은 방법으로 다른 부분도 가려봅니다.

6. 숨기기 작업이 완료된 문서를 다른 사용자와 공유합니다.

7. 문서가 공유된 사용자는 중요부분이 가려진 상태로 문서가 보여집니다.

구글 캘린더에 문서파일 첨부하기

<구글 캘린더에 문서파일 첨부하기>


구글 캘린더에는 '설명'란에 회의 아젠다나 세부 내용 등을 텍스로만 넣을 수 있었는데요,
구글 시트나 프리젠테이션 같은 파일도 첨부가 가능해졌습니다.

1. 구글 캘린더 [만들기]에서 아래와 같이 첨부파일 추가 링크를 확인할 수 있습니다.

2. 내 구글 드라이브 파일 또는 내 PC에 있는 파일을 업로드 할 수 있습니다.

3. 완료가 되면 아래와 같이 링크가 추가됩니다.

* 초대장을 보내면, 참가자는 첨부파일의 문서를 확인할 수 있습니다.

단, 구글문서의 경우 참가자에게 자동으로 공유되지 않으므로, 문서가 참자가들과 공유된 문서가 아니라면 해당 구글문서를 미리 공유해주어야 문서를 확인할 수 있습니다.

구글 스프레드시트 미니 차트 추가하기

<구글 스프레드시트 미니 차트 추가하기>


※ 함수 SPARKLINE를 사용하여, 스프레드시트 셀안에 미니 차트를 삽입하여 실시간 차트 그림을 보여줍니다. 

1. 스프레드시트에 숫자를 입력합니다.

2. 셀에 SPARKLINE 함수를 이용하여, 차트를 만듭니다.

3. 다른 유형의 차트도 보여집니다.

4. 입력한 숫자의 값을 바꾸면 차트에 반영되어 보여집니다.

* 자세한 내용 참조 : https://support.google.com/docs/answer/3093289

내계정, 내 데이터 사본 만들기(takeout)

<내계정, 내 데이터 사본 만들기(takeout)>

※  보관파일 만들기

- https://www.google.com/settings/takeout

- 로그인 후, 위에 링크를 따라 들어가서, 원하는 제품을 선택합니다.

- 오른쪽 녹색 체크 박스에 원하는 제품만 선택합니다. (ex.드라이브)

- 아래 화살표를 클릭하여, 해당 제품의 세부 정보를 선택할 수 있습니다.

- 선택이 완료되면, 맨 하단에 [다음] 버튼을 클릭합니다.

- 다운로드 할 파일 형식과 게재 방법을 선택합니다.

* 참조 : 드라이브에 추가를 선택할 시,  내 드라이브에 [takeout]폴더가 만들어집니다.

- [보관파일 만들기]를 클릭합니다.

- 파일이 만들어지면 [보관파일관리]에서 내역을 확인할 수 있습니다.

- 내 이메일로도 다운로드 링크가 전송됩니다.

- 사용 가능 기한을 꼭 확인하고, 기한 안에 파일을 [다운로드] 합니다.

- 내 pc에 압축을 풀면 [takeout] 파일이 만들어집니다.

<- 바탕화면에 폴더가 만들어짐.

- 내 pc에 복사한 파일은 다시 내 [드라이브]에 업로드도 가능합니다.

• 자세한 내용 참조 : https://support.google.com/accounts/answer/3024190

구글 스프레드시트 업데이트

<구글 스프레드시트 업데이트 주요내용>

구글이 스프레드시트 업데이트한 주요내용을 애니메이션 그림으로 정리하였습니다

1. 차트 기능 강화
- 각 그림의 정확한 값을 표시하는 레이블을 차트에 추가
- 분산 및 라인차트에 데이터 포인트를 표시하는 모양 선택 가능
- 차트의 크기 조정 가능




2. 데이터 제어 기능 강화
- 계산 공식 적용 시 사전에 적용 결과를 미리 보기 가능
- 조건부 필터기능 (여러사람이 공동작업 시, 다른사람이 보고 있는 데이터 시트엔 영향을 주지 않고, 내가 필요한 조건에 맞는 데이터를 재 정렬해서 보고자 할때 유용함)



3. 공동협업 작업 시 시트 보호(스프레드시트를 이용하여 공동 협업 작업 시, 협업자가 중요한 데이터를 수정하거나 실수로 편집하는 것을 보호)
- '보호된 범위와 시트' 기능에서 특정한 범위나 시트를 지정하여 협업자가 실수로 수정을 시도하면 경고 메시지가 뜰 수 있게 업그레이드 됨.

구글 인박스 활용하기

<구글 인박스 활용하기>

구글이 새로운 이메일 관리 앱 ‘인박스(Inbox)’를 초청없이 사용할 수 있게 했습니다. 지난 5월 28일, 구글은 샌프란시스코에서 열린 ‘I/O 2015’ 행사를 통해 인박스 서비스를 모든 Gmail 및 구글앱스 사용자에게 정식 공개했습니다.

그동안 구글에 초대장을 신청하거나 기존 인박스 사용자에게 초대를 받아야만 인박스 서비스를 이용할 수 있어 불편했다면 이제 모든 구글 사용자가 웹, 모바일 환경에서 제한 없이 사용할 수 있습니다.

* 구글 인박스란?

수신한 메일을 자동으로 분류하고, 즉각 활용할 수 있게 해주는 새로운 이메일 관리 소프트웨어입니다. Gmail 어플리케이션의 업데이트 버전으로 UI 개선, 메일 분류 방식 개선, 구글 킵 등 타 어플리케이션과의 연동 강화 등으로 사용자 편의성을 극대화하였으며, 작업 완료된 메일은 자동으로 삭제하는 등 인공지능 기능이 추가되는 등의 특징이 있습니다.

[이미치 출처: 인박스 공식 페이지 (http://www.google.com/inbox/)]

Gmail 사용자는 인박스 공식 페이지 (http://www.google.com/inbox/)에 접속하여 본인의 안드로이드, iOS에 인박스를 다운로드한 후 사용할 수 있습니다.

▶ 구글앱스 인박스 활성화 방법

참조 : https://support.google.com/a/answer/6082718?hl=ko

1. Google Admin console에 로그인합니다.

2. 대시보드에서 앱 > Google Apps > Gmail > 고급 설정으로 이동합니다.

3. 조직 섹션에서 설정을 구성할 최상위 조직 또는 조직 단위(하위 조직)를 강조표시합니다.

4. 일반 설정 탭에서 페이지 아래로 스크롤하여 최종 사용자 설정 > Inbox by Gmail로 이동합니다.

5. Inbox by Gmail 사용 설정에 대한 중요 메모를 읽습니다. 다음 단계로 이동하기 전에 이 내용을 읽고 이해해야 합니다.

6. Inbox by Gmail 섹션에 있는 체크박스를 선택합니다.

7. 변경사항 저장을 클릭합니다.

▶ 인박스 시작하기

관리자가 인박스 서비스를 활성화 한 후 한 시간 이내 조직 내 구글앱스 사용자 또한 인박스 서비스를 사용할 수 있습니다. 모바일 앱을 설치하여 Inbox by Gmail에 로그인해야 브라우저에서 inbox.google.com을 사용할 수 있습니다.

1. 다음 모바일 앱 중 하나를 다운로드 합니다.

 - Android 휴대전화 및 태블리용 Inbox앱

 - iPhone 및 iPad용 Inbox앱

2. 계정을 사용하여 Inbox by Gmail 앱에 로그인합니다.

3. 모바일 앱에 로그인하여 사용한 후에는 inbox.google.com에서 Inbox by Gmail에 액세스할 수 있습니다.

※ 중요!!

Inbox를 사용 설정한 후에는 조직의 모든 사용자 또는 사용 설정된 특정 조직 단위에 대해 사용할 수 있는 상태가 계속 유지되므로, inbox을 설정한 후에는 사용을 중지할 수 없으므로 신중하게 사용하시기 바랍니다.