동부클라우드 구글앱스 활용Tip

2013년 10월 4일 금요일

문서관리 방법

많은 문서를 만들다 보면 문서를 찾기 어려움이 많습니다.

폴더별 분류를 활용하는 꼼꼼함을 발휘하지 않으면 문서 찾는데 많은 시간이 들게 되죠.

웹오피스인 구글 드라이브를 주로 사용하면 이를 쉽게 해결할 수 있습니다.

구글 서비스의 핵심은 '검색 기능'이며, 검색이 편하도록 문서 제목을 만들면 됩니다.

용례)

관련부서명_문서 주제_(소주제)_생성일

이런식으로 문서 제목을 정하면 분류에 크게 신경 쓰지 않아도 됩니다. 검색을 활용하여 원하는 문서를 바로 찾을 수 있습니다.

이처럼 MS오피스에서는 느려서 잘 안쓰던 검색기능을 구글 드라이브에서는 쉽게 활용 가능합니다.

한가지 더)

우측의 바둑판식 정렬을 사용하면 문서 미리 보기가 가능합니다.

메일 검색하기

구글 앱스를 사용하실때 알아두면 편리한 팁을 공유합니다.

하루에도 수십통씩 쌓이는 메일, 필요한 메일을 찾는 것도 상당한 일입니다.

지메일은 강력한 검색기능을 제공합니다. 이를 활용하면 훨씬 편하게 업무를 처리할 수 있습니다.

메일 검색 기본

기본적으로 위의 창에서 검색어를 넣어 검색을 하고 있으실 겁니다.

우측의 작은 세모 버튼

을 눌러보세요.

아래와 같이 상세검색 페이지가 펼쳐집니다. 더 정확하게 검색 할 수 있습니다.

명령어를 사용한 검색

지메일은 여러가지 명령어 검색을 제공합니다. 조금만 익숙해지면 굉장히 유용한 기능입니다. 그 중 몇 가지를 소개해 드리겠습니다.

filename:

첨부 파일 이름을 기준으로 검색하는 명령어입니다. 첨부 파일을 많이 주고 받는다면 굉장히 유용한 기능입니다.

has:attachment

첨부파일이 있는 메일만 검색할 수 있습니다. 누군가가 첨부된 메일을 보냈다는데 첨부파일 명도 생각이 안난다면 유용하겠죠?

기타 연산자

AND

a AND b: a와 b가 포함된 메일 검색

a OR b: a나 b가 포함된 메일 검색

a - b : a의 검색결과를 보여주면서 b가 포함된 항목은 제외

이외에도 여러 유용한 명령어가 있습니다. 검색창에 자동완성기능이 있기에 조금만 익숙해지면 쉽게 사용할 수 있습니다.

2013년 10월 3일 목요일

도메인 이전 Transfer Token_dongbucni.com

아래의 링크를 카피하여 주소창에 붙인 후에 your_domain.com 부분을 소유하신 도메인으로 바꿔넣습니다. 이후 도메인 관리자의 아이디/비밀번호 클릭해서 로긴합니다.

http://www.google.com/a/cpanel/your_domain.com/TransferToken

예를 들어 도메인 주소가 dongbucni.com 인 경우 아래를 클릭하시면 됩니다.

http://www.google.com/a/cpanel/dongbucni.com/TransferToken

로긴하면 아래와 같은 화면이 보입니다.

맨 아래의 [새 토큰 생성]을 클릭합니다.

[새 토큰 생성]을 클릭하여 나타난 아래의 문자열을 복사해서 이전하고자 하는 리셀러에게 메일을 보냅니다. 단순히 메일에 붙여서 보내주시면 됩니다.

새로운 리셀러가 관리자 콘솔에서 새 토큰 문자열을 입력하면 이전이 종료됩니다.

처리가 완료되면 통보드립니다.

구글앱스팁 : 구글 검색엔진 노출법 - 현상1

어제 오늘 이상한 점을 발견했습니다. 구글 앱스 사업을 위해 고민하고 있는 검색엔진에의 노출을 위해 생각해 볼만 한 문제입니다.

경과

구플에 글이 올라옴

살펴보면...구글 플러스에 직접 글을 쓴 것은 아니고 자신의 blogspot.com에 글을 올린 것을 커뮤니티에 포스팅 함
원문 구경을 위해 블로그를 한번 찾아가 봄

구글 플러스에 댓글단 내용들이 전부 블로그스팟에도 그대로 자동으로 붙음.
구글의 검색 로직인 상호 referencing 증가되는 것이 아닐까 하는 생각이 듦
그래서 구글에서 이것을 검색 해 봄

블로그 검색어 제일 상단에 검색됨. 이야!!!...
이분의 최근 글 세가지가 전부 그런 거동을 보임

“구글앱스 비즈니스 mobile”
“구글앱스 일본” 등

그렇지만 구글 플러스에 직접 포스팅한 글은 이런 거동을 보이지 않음

요약

블로그스팟에 글을 쓴다.
이것을 구플에 공유한다. 주거니 받거니 답글도 많이 쓴다.
그러면 구글 검색엔진에 제대로 걸려나옴
구글 검색엔진이 아닌 네이버 검색엔진은 별도 고민 필요함
blogspot에 포스팅 한 글을 구글 플러스에 포스팅 하여 상호 referencing하는 방법이 검색 노출에 효과적 임

구글앱스팁 : 팀회식진행하기

회사에는 회식, 야유회 등 여러가지 이벤트들이 있습니다. 즐길 수 있는 자리이긴 하지만 막상 추진하는 사람 입장에서는 은근히 고민거리도 많고 시간을 많이 잡아먹게 되는 “일”입니다. 좋은 자리를 만드려면 고민은 많이 하되 작업은 최대한 간편하게 진행해야 합니다.

1. 투표로 날짜, 장소 정하기(구글 양식 활용)

사전에 몇가지 조율된 안을 가지고 투표를 할 수 있도록 양식을 활용해 설문을 돌립니다.

2. 공지하기(구글 그룹스, 구글 플러스 이벤트 활용)

설문을 통해 정해진 장소와 일정을 공지해야죠.

조금 공식적인 일이라면 그룹스 메일링 리스트를 활용해 메일을 돌릴 수도 있고,

이렇게 구글 플러스 이벤트 페이지를 만들어 공유할 수도 있습니다.

이벤트를 활용하면 자동으로 알림이 전송되고, 참석자들의 캘린더에 일정이 바로 추가되며, 장소를 지도에 표시할 수 있어 편리합니다. 물론 모바일로도 확인할 수 있습니다.

3. 실시간 사진 공유(구글플러스 커뮤니티 활용)

사내 이벤트에서 가장 중요한것 중 하나가 사진 남기기죠. 즉석에서 스마트 폰으로 사진을 찍어 팀의 구글 플러스 커뮤니티에 바로 올릴 수가 있습니다.

일일히 수작업으로 의사를 묻고, 공지하고, 상당히 번거로운 작업이 되었을 텐데, 손쉽게 되었습니다. 물론 일 자체 딱딱하지 않은 분위기가 된다는 것도 장점입니다.

구글앱스팁 : 대용량 메일 첨부

많은 분들이 메일, 캘린더 뿐만아니라. 드라이브, 문서도구, 그룹스, 구글플러스를 사용하고 계시는 반면에 메일 이외에는 쓰는 기능이 없다고 하는 분들도 많습니다.

이에 구글 앱스 리셀링 사업을 추진하고 있는 정보화추진팀에서 구글 앱스 사용에 있어 우리가 알면 좋은 기능들, 활용하면 편리한 기능들 위주로 사용 팁을 공유하고자 합니다.

첫번째 시간으로 많은 분들이 불편해 하시는 구글앱스메일에 대용량 첨부하기를 먼저 공유합니다.

새로운 편지쓰기 형식이 도입되면서 구글 드라이브에 파일을 직접 올리는 기능이 추가되었습니다.

구글 메일의 새로운 메일 쓰기 인터페이스가 도입되어 더욱 단순화되고 간략화 되었습니다.
다소 아기자기한 한국식 메일과는 다른 모습을 보여주고 있습니다만, 낯설고 너무 단순한 처음의 인상과는 달리 조금 써보시면 편지의 전달 내용에만 집중하고자 하는 구글의 철학(?)을 느끼실 수 있습니다. 우측 하단에 “이전 편지쓰기 디자인으로 전환"을 누르시면 예전의 메일쓰기창으로 돌아가고 싶은 분들에게 유용합니다. 이런 기능이 있다는 것만 기억해두시죠.

1. 빠른 속도 : 받은 편지함에서 바로 메일을 씁니다.

2. 단순한 디자인 : 깔끔하고 간편하게 다시 다시 디자인 되었습니다.

3. 강력함 : 내용을 입력하면서 받았던 이메일을 확인하고, 메일 2개를 동시에 쓸 수 있습니다.

구글앱스는 단순한 지메일이 아니라 구글메일, 캘린더, 드라이브, 사이트, 화상통화 기타 70여개의 앱으로 구성된 통합 협업 솔루션입니다.

2013년 3월 6일 수요일

구글 플러스 시작하기

페이스북과 트위터보다 다양하고 전문적인 SNS!

구글플러스로 구글의 모든 서비스를 200% 즐기기!

구글 플러스를 통한 소식 공유

구글+ 란?

구글플러스는 페이스북과 트위터, 핀터레스트 등 인기를 얻고 있는 소셜미디어들의 장점들이 종합되어 보다 강력한 기능의 서비스를 제공합니다. 무엇보다 커뮤니티 기능이 강력하고, 원하는 관심사에 따라 카테고리 별로 서클(친구맺기)을 맺을 수 있어 네트워크 관리에 용이합니다. 또한 각 분야 전문가들을 친구로 설정하고 그들의 업데이트 소식을 받아볼 수 있습니다.

구글플러스가 더 좋은 이유 7가지

1. 개인 브랜드에 플러스되는 멋진 프로필 만들기2. 취미/관심사/전문성에 따른 친구 카테고리 설정(서클)3. 소셜 검색에 최적화되어 기업 홍보 및 마케팅까지(+페이지)4. 크롬 웹 스토어 등과 연동되어 구글의 모든 서비스를 200% 즐기기5. 최대 10명까지 가능한 막강한 동영상 채팅 기능(행아웃)6. 페이스북보다 높은 포스트 노출성7. 사진 공유/편집 등 사진에 특화된 서비스

구글+ 시작하기

프로필 설정 - 개인별로 이름과 생년(미성년자 판정용), 직장, 지역, 학교 등 기본 셋팅
친구(써클) - 팀별 혹은 파트별로 써클을 만듬. 한 명이 써클을 만들고 써클 공유 가능e
커뮤니티 생성, 활용 - 팀 별 혹은 파트별로 커뮤니티를 생성, 이슈 공유
구글톡(채팅), 행아웃(화상회의) - 서클별로 구글톡/행아웃 사용가능, 개개인 활용가능
공유 방식 결정 - 서클만 공유, 도메인 안에서만(회사) 공유, 전체 웹에 공유

프로필 설정 방법

Gmail 계정으로 로그인 하면 화면 좌상단에 구글 플러스 메뉴가 있습니다. [+누구]라고 나타나는 사람은 프로필을 만드셔야 합니다.

이름은 실명으로 기입해야 합니다. 알아보기 쉽게 한글로 ‘성 - 이름’으로 적는 것이 좋습니다. 기존에 가명으로 가입한 경우 바꿀 수는 있는데 신중해야 합니다.(2년에 세 번 변경 가능, 문제 발생시 구글플러스 계정 정지)
서로를 쉽게 찾기 위해서는 경력란에 회사명을 적고 현직장으로 설정하셔야 합니다. 기간에 현재 체크를 하면 기본 정보에 현직장으로 나타납니다. 외부로 자신의 직장과 같은 개인 정보를 공개하기 싫으면 공개 수준에서 를 선택하면 됩니다. 이럴 경우 회사 내부 사람들에게만 직장명이 보이고 검색이 됩니다.

서클 만들기

서클이란 본인을 기준으로한 주소록 그룹에 해당하는 개념입니다.
팀이나 혹은 파트별로 서클을 만드시면 편리합니다.
사용자 찾기 화면에서 이름을 검색하거나, 나와 상대방이 회사이름을 입력했을 경우 회사이름으로 찾을 수 있습니다. 추가하기를 눌러 해당 써클에 추가를 합니다.

내가 만든 서클 공유하기

내가 만든 써클 확인과 공유 기능

본인이 만든 써클을 확인하고 공유버튼을 눌러 다른 사람과 공유 할 수 있습니다.써클 공유 버튼을 눌러 공유를 합니다.

간략한 메시지를 적고, 공유대상을 해당 써클로 선택 한 후 공유 버튼을 누르면 써클 맴버에게 공유 메시지가 전송됩니다.
이때, 타인의 입장에서 [공유 써클에 가입을 체크] 하셔야 본인도 서클에 포함되게 됩니다.

받는 사람은 아래와 같은 메시지가 옵니다. 중앙의 [서클 추가]를 클릭하면

공유를 받은 사람은 알림 메시지가 뜨며, 해당 메시지의 링크에 들어가 공유 써클을 추가합니다. 이때 본인 계정에서 사용할 써클 이름은 지정해 주어야 합니다.

커뮤니티 만들기

구글 플러스 메뉴 좌측 를 누르고 우상단의 버튼을 누릅니다.

상단에 커뮤니티명과 테그라인(간략한 설명)을 적습니다.
사진을 올리고, 게시판을 설정 하면 끝납니다.
공개설정을 해야 하는데 필요에 따라 특정인 공개, 도메인에 공개, 서클에 공개, 인터넷에 공개 중 적절한 것을 선택합니다.

구글+ 활용하기

구글플러스에 가입을 하게 되면, 구글 계정의 메뉴 바에 메뉴가 생성되고, 우상단에 플러스 계정 상태표시가 보입니다.

새로운 소식이 있으면 상태 표시줄에 알림 메시지가 뜨며, 직접 소식을 공유할 수가 있습니다.

혹은, 플러스 메뉴로 들어가 소식을 공유 할 수 있습니다.

공개수준 결정하기

인터넷에 공개되도록 할 수도 있고, 를 선택해서 회사내에서만 공개할 수 있습니다. 또한,써클이나 커뮤니티에만 공유할 수도 있습니다.

구글 솔루션 사업소개

연구소에서는 구글엔터프라이즈와 제휴하여 솔루션 사업을 진행하고 있습니다. 지인들에게 많은 소개 바랍니다. 구글의 엔터프라이즈용 솔루션과 함게 구글의 혁신문화를 도입하세요.

구글 사업 내용

구글 앱스 서비스 - 지메일, 캘린더, 드라이브(문서도구), 사이트, 유튜브 등 70여개 앱 구글 연동 CNI앱 (결재/티-쉐/조직도앱), 커스터마이징, 교육 서비스구글 맵스 구축 - 위치나 물류 등 지리정보기반의 맞춤 시스템이 필요한 기업(worldwide)구글 서치 구축 - 기업 내부에 축적된 각종 정보자산들을 적극 활용하기 위한 서치엔진

문의

양은진 과장(02-2136-6396, yangej@dongbucni.com)

구글팁

구글 대외사업을 추진하면서 얻게 되는 구글앱스 관련 유용한 팁들을 사내에도 게시판을 통해 공유하려 합니다. 특별히 댓글이나 메일로 요청하시는 내용은 우선해서 진행해 드립니다. 많은 성원과 질문 부탁드립니다.