구글 문서보안 기능 - 개인정보 숨기기

<구글 문서에서 개인정보 숨기기>


- 구글 문서에 개인정보 및 중요한 내용이 포함되어 있는 문서를 다른사용자와 공유해야 할 때, 
  중요한 부분 텍스트만 가리고, 다른사용자와 문서를 공유할 수 있는데요,
- 공유를 받은 사용자는 텍스트가 가려진 상태의 문서를 보게 됩니다. 

1. 구글 문서에서 [부가기능]-[DosSecrets]-[Open]을 클릭하면, 오른쪽에 DosSecrets가 활성화 됩니다.
2. PassPhrase 부분에 비빌번호를 입력하고 [Start]버튼을 클릭합니다.

3. 개인정보 및 가려야 할 부분을 블록을 잡고 [Censor text]버튼을 클릭합니다.

4. 해당 부분이 색깔로 가려지며, 오른쪽에 해당 작업 내용이 보여집니다.

5. 같은 방법으로 다른 부분도 가려봅니다.

6. 숨기기 작업이 완료된 문서를 다른 사용자와 공유합니다.

7. 문서가 공유된 사용자는 중요부분이 가려진 상태로 문서가 보여집니다.

구글 캘린더에 문서파일 첨부하기

<구글 캘린더에 문서파일 첨부하기>


구글 캘린더에는 '설명'란에 회의 아젠다나 세부 내용 등을 텍스로만 넣을 수 있었는데요,
구글 시트나 프리젠테이션 같은 파일도 첨부가 가능해졌습니다.

1. 구글 캘린더 [만들기]에서 아래와 같이 첨부파일 추가 링크를 확인할 수 있습니다.

2. 내 구글 드라이브 파일 또는 내 PC에 있는 파일을 업로드 할 수 있습니다.

3. 완료가 되면 아래와 같이 링크가 추가됩니다.

* 초대장을 보내면, 참가자는 첨부파일의 문서를 확인할 수 있습니다.

단, 구글문서의 경우 참가자에게 자동으로 공유되지 않으므로, 문서가 참자가들과 공유된 문서가 아니라면 해당 구글문서를 미리 공유해주어야 문서를 확인할 수 있습니다.

구글 스프레드시트 미니 차트 추가하기

<구글 스프레드시트 미니 차트 추가하기>


※ 함수 SPARKLINE를 사용하여, 스프레드시트 셀안에 미니 차트를 삽입하여 실시간 차트 그림을 보여줍니다. 

1. 스프레드시트에 숫자를 입력합니다.

2. 셀에 SPARKLINE 함수를 이용하여, 차트를 만듭니다.

3. 다른 유형의 차트도 보여집니다.

4. 입력한 숫자의 값을 바꾸면 차트에 반영되어 보여집니다.

* 자세한 내용 참조 : https://support.google.com/docs/answer/3093289

내계정, 내 데이터 사본 만들기(takeout)

<내계정, 내 데이터 사본 만들기(takeout)>

※  보관파일 만들기

- https://www.google.com/settings/takeout

- 로그인 후, 위에 링크를 따라 들어가서, 원하는 제품을 선택합니다.

- 오른쪽 녹색 체크 박스에 원하는 제품만 선택합니다. (ex.드라이브)

- 아래 화살표를 클릭하여, 해당 제품의 세부 정보를 선택할 수 있습니다.

- 선택이 완료되면, 맨 하단에 [다음] 버튼을 클릭합니다.

- 다운로드 할 파일 형식과 게재 방법을 선택합니다.

* 참조 : 드라이브에 추가를 선택할 시,  내 드라이브에 [takeout]폴더가 만들어집니다.

- [보관파일 만들기]를 클릭합니다.

- 파일이 만들어지면 [보관파일관리]에서 내역을 확인할 수 있습니다.

- 내 이메일로도 다운로드 링크가 전송됩니다.

- 사용 가능 기한을 꼭 확인하고, 기한 안에 파일을 [다운로드] 합니다.

- 내 pc에 압축을 풀면 [takeout] 파일이 만들어집니다.

<- 바탕화면에 폴더가 만들어짐.

- 내 pc에 복사한 파일은 다시 내 [드라이브]에 업로드도 가능합니다.

• 자세한 내용 참조 : https://support.google.com/accounts/answer/3024190

구글 스프레드시트 업데이트

<구글 스프레드시트 업데이트 주요내용>

구글이 스프레드시트 업데이트한 주요내용을 애니메이션 그림으로 정리하였습니다

1. 차트 기능 강화
- 각 그림의 정확한 값을 표시하는 레이블을 차트에 추가
- 분산 및 라인차트에 데이터 포인트를 표시하는 모양 선택 가능
- 차트의 크기 조정 가능




2. 데이터 제어 기능 강화
- 계산 공식 적용 시 사전에 적용 결과를 미리 보기 가능
- 조건부 필터기능 (여러사람이 공동작업 시, 다른사람이 보고 있는 데이터 시트엔 영향을 주지 않고, 내가 필요한 조건에 맞는 데이터를 재 정렬해서 보고자 할때 유용함)



3. 공동협업 작업 시 시트 보호(스프레드시트를 이용하여 공동 협업 작업 시, 협업자가 중요한 데이터를 수정하거나 실수로 편집하는 것을 보호)
- '보호된 범위와 시트' 기능에서 특정한 범위나 시트를 지정하여 협업자가 실수로 수정을 시도하면 경고 메시지가 뜰 수 있게 업그레이드 됨.

구글 인박스 활용하기

<구글 인박스 활용하기>

구글이 새로운 이메일 관리 앱 ‘인박스(Inbox)’를 초청없이 사용할 수 있게 했습니다. 지난 5월 28일, 구글은 샌프란시스코에서 열린 ‘I/O 2015’ 행사를 통해 인박스 서비스를 모든 Gmail 및 구글앱스 사용자에게 정식 공개했습니다.

그동안 구글에 초대장을 신청하거나 기존 인박스 사용자에게 초대를 받아야만 인박스 서비스를 이용할 수 있어 불편했다면 이제 모든 구글 사용자가 웹, 모바일 환경에서 제한 없이 사용할 수 있습니다.

* 구글 인박스란?

수신한 메일을 자동으로 분류하고, 즉각 활용할 수 있게 해주는 새로운 이메일 관리 소프트웨어입니다. Gmail 어플리케이션의 업데이트 버전으로 UI 개선, 메일 분류 방식 개선, 구글 킵 등 타 어플리케이션과의 연동 강화 등으로 사용자 편의성을 극대화하였으며, 작업 완료된 메일은 자동으로 삭제하는 등 인공지능 기능이 추가되는 등의 특징이 있습니다.

[이미치 출처: 인박스 공식 페이지 (http://www.google.com/inbox/)]

Gmail 사용자는 인박스 공식 페이지 (http://www.google.com/inbox/)에 접속하여 본인의 안드로이드, iOS에 인박스를 다운로드한 후 사용할 수 있습니다.

▶ 구글앱스 인박스 활성화 방법

참조 : https://support.google.com/a/answer/6082718?hl=ko

1. Google Admin console에 로그인합니다.

2. 대시보드에서 앱 > Google Apps > Gmail > 고급 설정으로 이동합니다.

3. 조직 섹션에서 설정을 구성할 최상위 조직 또는 조직 단위(하위 조직)를 강조표시합니다.

4. 일반 설정 탭에서 페이지 아래로 스크롤하여 최종 사용자 설정 > Inbox by Gmail로 이동합니다.

5. Inbox by Gmail 사용 설정에 대한 중요 메모를 읽습니다. 다음 단계로 이동하기 전에 이 내용을 읽고 이해해야 합니다.

6. Inbox by Gmail 섹션에 있는 체크박스를 선택합니다.

7. 변경사항 저장을 클릭합니다.

▶ 인박스 시작하기

관리자가 인박스 서비스를 활성화 한 후 한 시간 이내 조직 내 구글앱스 사용자 또한 인박스 서비스를 사용할 수 있습니다. 모바일 앱을 설치하여 Inbox by Gmail에 로그인해야 브라우저에서 inbox.google.com을 사용할 수 있습니다.

1. 다음 모바일 앱 중 하나를 다운로드 합니다.

 - Android 휴대전화 및 태블리용 Inbox앱

 - iPhone 및 iPad용 Inbox앱

2. 계정을 사용하여 Inbox by Gmail 앱에 로그인합니다.

3. 모바일 앱에 로그인하여 사용한 후에는 inbox.google.com에서 Inbox by Gmail에 액세스할 수 있습니다.

※ 중요!!

Inbox를 사용 설정한 후에는 조직의 모든 사용자 또는 사용 설정된 특정 조직 단위에 대해 사용할 수 있는 상태가 계속 유지되므로, inbox을 설정한 후에는 사용을 중지할 수 없으므로 신중하게 사용하시기 바랍니다.

Gmail 12가지 핵심 기능 정리

<Gmail 12가지 핵심 기능 정리>

1. 미리보기 창
미리보기 창 기능을 이용하면 마치 아웃룩을 사용하듯 이메일 메시지를 원클릭으로 미리보기 할 수 있습니다. 이메일을 매번 클릭해서 열어야 하는 번거로움이 없어지므로 매우 편리하지요.
(환경설정 > 실험실 > 미리보기 창)

2. Gmail 단축키
Gmail 단축키를 사용하면 마우스를 이용할 필요 없이 키보드만으로 Gmail를 빠르게 사용할 수 있습니다.
(환경설정 > 기본설정 > 단축키)

* 유용한 단축 키
- 편지쓰기 : C
- 새 창에서 편지쓰기 : Shift + C
- 검색창에 마우스커서 놓기 : /

3. Gmail에서 드라이브 문서 검색하기
Gmail의 가장 강력한 기능은 바로 '검색'입니다. 다양한 고급검색 옵션을 이용하면 검색어가 기억나지 않더라도 찾고자 하는 이메일을 여러 조건식을 이용하여 아주 편리하게 검색할 수 있습니다.
(환견설정 > 실험실 > 애플리케이션 검색)

4. 전체답장
내 받은편지함에 수신된 이메일 중 참조로 연관된 사람들이 포함되어 있을 경우 전체답장을 통해 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다. Gmail은 디폴트로 회신 아이콘이 답장으로 설정되어 있기 때문에 '전체답장'을 해야할 경우 드롭다운을 눌러서 선택해야 하는 번거로움이 있습니다. 환경설정 > 기본설정 > 답장 기본설정에 전체답장을 선택해주면 이메일 회신 시 언제나 전체답장으로 전달되므로 편리하게 이용할 수 있습니다.

5. 보내기 취소
Gmail의 보내기 취소 설정을 이용하면 최대 30초 이내에 보낸 편지에 대한 취소가 가능합니다. 실수로 내용이나 수진자를 잘못 작성하여 이메일을 보낸 경우 유용하게 사용할 수 있습니다.
(환경설정 > 기본설정 > 보내기 취소)

6. 부재중 자동응답
휴가나 출장 등으로 이메일 확인이 어려울 경우 부재중 자동응답 설정으로 편리하게 이용할 수 있습니다. 설정된 기간동안 수진된 이메일의 경우 보낸 사람에게 지정된 자동응답의 회신메일이 발송됩니다.
(환경설정 > 기본설정 > 부재중 자동응답)

7. Gmail 주소 '.' 또는 '+' 구분하기
gmail의 경우 유저네임에 '.' 이 들어가거나 들어가지 않더라도 구분되지 않습니다. 예를들어 yourname@gmail.com 의 경우 your.name@gmail.com 로 하거나, y.o.u.r.name@gmail.com 로 입력하더라도 모두 동일 사용자로 전달됩니다.
본 트릭을 이용하면 웹사이트 회원등록이나 뉴스레터 등록 등을 할 경우 내가 정한 규칙에 따라 다르게 가입하여 관리할 수 있습니다.
가령 your.name@은 뉴스레터나 인터넷 서비스 가입을 위한 관리 이메일이지만, 쇼핑몰 가입의 경우 yourna.me@로 가입합니다. 이를 응용하여 스패머가 이메일을 보낼 경우 어디에서 내 이메일이 유출된 것인지 유추할 수 있습니다.

유사하게 '+' 를 이용할 수 있습니다. Gmail의 경우 '+' 이후의 단어는 무시하게 됩니다.
가령 yourname+news@gmail.com로 특정 뉴스레터에 가입할 경우 그대로 내 이메일로 수신되게 됩니다. 단, '+'의 경우 필터링 설정을 하기가 편리하므로 지정된 뉴스레터용 유저별로 특정 라벨에 전달되게 할 수 있습니다. 단, 일부 서비스의 경우 이메일 주소에 '+'를 허용하지 않는 곳도 있습니다.

8. 미리준비된 답변
미리 준비된 답변 기능을 이용하면 매번 이메일을 작성해야 하는 번거로움 없이, 자주 사용하는 이메일 메시지를 원클릭으로 불러와 이용할 수 있습니다.
(환경설정 > 실험실 > 미리준비된답변(CR) 사용하기)

9. 이메일 메시지를 일정이나 할 일 목록으로 바꾸기
수신된 이메일을 팔로업 하거나 추후 해야 할 일로 등록하고자 할 경우 본 기능을 유용하게 이용할 수 있습니다. 이메일을 구글 캘린더나 할 일 목록으로 만들 수 있습니다.
수신 된 이메일의 추가 작업 버튼을 클릭하여 할일 목록의 추가 또는 일정 만들기를 선택하면 됩니다.

10. 원격으로 로그아웃 하기
Gmail의 경우 복수의 컴퓨터나 태블릿, 모바일에서 동시에 엑세스 할 수 있어 편리하지만, 이를 통해 오히려 계정 노출이라는 사고로 이어질 수 도 있습니다.
가령, 도서관이나 PC방 등 공용 컴퓨터에서 Gmail을 사용하다가 실수로 로그아웃 하지 않고 자리를 비웠거나 다른 곳에서 내  Gmail을 엑세스 한 의심이 된 경우 원격으로 로그아웃을 하여 계정을 보호할 수 있습니다.
내 Gmail 받은 편지함 맨 하단부의 세부정보 링크를 클릭하면 내 계정의 최근 활동이 테이블 상에 나타납니다.
테이블 목록상에 엑세스 유형, IP주소, 날짜/시간 등이 나타나는데, 이를 통해 내가 알지 못하는 엑세스가 있는지 확인 할 수 있습니다. 이 경우, 다른 모든 웹 세션 로그아웃 버튼을 눌러 본 컴퓨터 외의 다른 모든 기기의 엑세스를 중단하면 됩니다.

11. 별이 빛나는 Gmail
별 마크를 통해 이메일 메세지의 중요도, 나중에 읽을 내용, 유용한 정보 등을 다른 색깔과 표시로 기록할 수 있습니다. 디폴트로 제공되지만 최대 11개의 별표 유형까지 사용할 수 있습니다.
(환경설정 > 기본설정 > 별)

12. 오른쪽 채팅창
디폴트로 채팅창은 Gmail의 왼쪽바에 나타나지만 채팅창을 오른쪽에 배치하여 보다 쉽게 채팅목록을 확인하고 커뮤니케이션을 진행할 수 있습니다.
(환경설정 > 실험실 > 오른쪽채팅)


* 이 밖에 Gmail 사용자의 목적에 따라 다양한 기능을 찾을 수 있습니다. 12가지 팁을 통해 보다 더 높은 시간 절약과 효율성 향상 이라는 결과를 얻어시기 바랍니다.

구글 포트로 무제한 용량 즐기기

<구글 포트로 무제한 용량 즐기기>

구글 포트를 이용하여 사진과 동영상에 한해 용량 제한 없이 무제한으로 이용이 가능합니다. 구글 드라이브를 이용하는 많은 gmail 사용자들의 경우 용량을 차지하는 대부분이 사진과 동영상 일텐데요, 본 기능은 구글앱스와 gmail 이용자 모두 사용할 수 있습니다.

1) 시작하기

내 구글 계정으로 로그인 한 다음 google 포토를 방문하여 구글 포토 웹사이트로 이동합니다.

여기에, 내 컴퓨터에 있는 사진과 동영상 파일을 그냥 브라우저 배경화면에 드래그앤 드롭해 놓으면 됩니다.

2) 업로드 설정 조정
좌측 상단의 메뉴 버튼을 클릭하여 사이드 바를 펼칩니다.

설정을 클릭하여 사진 업로드 옵션을 조정할 수 있습니다.

사진 크기의 경우 고화질과 원본 크기가 있는데, 고화질로 선택하면 16MB 픽셀 이하면 용량에 영향을 받지 않고, 원본크기를 선택하면 내 구글 드라이브 용량에 비례하여 차감됩니다.

3) 구글 포토 소프트웨어 이용하기

사이드바 메뉴에서 앱 다운로드를 선택하면 안드로이드, 아이폰, 내컴퓨터용 소프트웨어를 내려받아 이용할 수 있습니다.

아이폰이나 안드로이드 앱의 경우 내 모바일폰의 사진을 구글 포트로 직접 업로드/백업이 가능합니다.

바탕화면 업로더를 설치하면 내 컴퓨터 우측 하단 트레이에 구글 포토 아이콘을 확일할 수 있습니다.

우측마우스버튼 > 설정메뉴 > 설정화면

동기화 하고자 하는 내 데스크탑 폴더를 선택해 줍니다.

이제 구글 포토를 통해 사진과 동영상을 용량 제한 없이 즐기면 됩니다. 개인적으로 수천장의 사진과 동영상을 저장하기 위해 구글에 추가 드라이브 용량에 대한 비용을 지불할 필요가 없어져서 아주 반가운 기능입니다.