동부클라우드 구글앱스 활용Tip: 10월 2013

2013년 10월 7일 월요일

지메일에 이미지 붙이기

안녕하세요.

구글 앱스를 사용하실때 알아두면 편리한 팁을 공유합니다.

메일에 이미지를 붙이고 싶은 경우 어떻게 하십니까?

메일이라고 해서 텍스트로만 구성을 할 수도 있으나 역시 메시지는 텍스트와 이미지가 적절히 어우러져야 의사전달력이 높아지겠죠.

먼저 internet Explorer를 쓰시는 분들에게 알려드리고, 크롬이나 사파리 브라우저를 쓰시는 분들에게는 중간부터 팁을 알려드립니다.

1. Internet Explorer 사용자

메일에 이미지를 붙여넣을 수 있도록 하기 위해서는 실험실 기능을 켜야 합니다.

먼저 오른쪽에 톱니바퀴 아이콘을 누르고, 하단의 [설정]버튼을 클릭합니다.

상단의 탭 중에서 실험실 탭을 선택하고 중간부분까지 스크롤해서 내리면 [이미지 삽입]이 나타납니다. 이것을 [사용]으로 설정하고 맨 아랫부분까지 내려서 [변경사항 저장]을 눌러 저장해 줍니다.

저장을 완료해서 [편지쓰기]로 돌아오면 산처럼 생긴 아이콘이 추가되어 있습니다. 이것을 클릭하면 내 컴퓨터 내의 로컬 파일이나 혹은 URL을 가지고 이미지를 붙여 넣을 수 있습니다.

2. 구글 메일의 새로운 편지쓰기 디자인

구글의 새로운 편지쓰기 디자인 에서는 기본으로 사진 삽입 기능을 제공합니다. 아래의 툴바에서 사진 삽입을 선택하시면 사진을 삽입할 수 있습니다.(크롬이나 사파리에서만 새로운 편지쓰기 디자인 선택이 가능합니다.)

3. Ctrl C, Ctrl V (크롬이나 사파리 사용자)

저는 개인적으로는 이 방법을 훨씬 즐겨쓰는데요, 크롬이나 사파리에서는 위의 내용에 관계 없이 클립보드에 저장된 이미지를 메일쓰기 창에 바로 붙여넣기 할 수 있습니다.

먼저 필요한 이미지를 사용하고 계시는 캡쳐 프로그램을 사용해서 캡쳐합니다.

이미지의 내용을 클립보드에 복사합니다. 특별히 파일로 저장하지 않으셔도 됩니다.

이미지를 복사한 다음 원하는 위치에 커서를 놓고 마우스 우클릭하여 [붙여넣기]를 선택하시거나 혹은 간단하게 Ctrl V를 하시면 이미지가 메일에 첨부됩니다. 첨부된 이미지는 별다른 파일 첨부 동작 없이도 뒷단에서 자동적으로 메일서버에 이미지가 업로드되고 메일이 발송되게 됩니다.

구글 메일의 새로운 편지쓰기 디자인에서도 물론 가능하며, 이러한 Ctrl C, Ctrl V를 이용한 이미지 첨부기능은 구글 드라이브 내 모든 문서 만들기에서도 동작합니다. (크롬, 사파리 브라우저로 제한)

이미지를 메일이나 문서에 붙여넣을 경우 캡쳐한 이미지를 파일로 저장하여 이미지 첨부 버튼을 눌러서 저장한 다음 글을 쓰고 하는 것보다 Ctrl C, Ctrl V를 사용하는 방법이 훨씬 편리하겠죠?

(다만 우리회사에서는 포르테에서 chrome이 지원되지 않아 브라우저를 두 개를 써야 하는 불편이 있습니다. 이 경우 Internet Explorer탭을 사용하면 어느정도 사용이 가능합니다. 기회가 디면 소개해드리겠습니다.)

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연구소에서는 구글 솔루션 사업을 진행하고 있으니 주위의 지인들에게 많은 소개 바랍니다.

구글 사업 내용:

구글 앱스 연간 서비스, CNI앱(결재/티-쉐), 커스터마이징, 교육 서비스, 구글 맵스, 구글 서치

사업 문의:

양은진 과장(02-2136-6396, yangej@dongbucni.com)

또한 구글 대외사업을 추진하면서 얻게되는 구글앱스 관련 유용한 팁들을 사내에도 공유하려 합니다. 특별히 댓글이나 메일로 요청하시는 내용은 우선해서 진행해 드립니다. 많은 성원과 질문 부탁드립니다.

2013년 10월 4일 금요일

지메일 gmail 대량 발송

안녕하세요. 지메일로 대량의 메일을 보내려하실 때 참고하실 만한 구글의 공식 링크입니다.

간단히 요약하면 아래와 같습니다.

구글 대량 발송 정책

일반 지메일로 보내는 경우 발송 제한 500개
OutLook, Apple 등 Mail Client에서 보내는 경우 한번에 100개
https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ko&answer=22839

대량 메일 발신 가이드 라인

https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ko&answer=81126

전사 공유주소록 관리툴

안녕하세요. 구글 앱스를 사용하실 때 알아두면 편리한 팁을 공유합니다.

먼저 구글에서 제공되는 주소록에는 몇가지 종류가 있습니다. 대략 5가지인데 이것에 대한 이해가 필요한 분은 아래의 링크를 클릭하세요.

https://docs.google.com/document/d/1N42ieA5_xCoUHcaJh8La3e1aYMJw_Z8v_x6zzA8SmIQ/pub

구글 앱스에는 전사에서 공통으로 관리할 공유 주소에 대한 공간이 잘 준비되어 있습니다. 하지만 관리할 수 있는 툴이 제공되지 않기 때문에 다들 사용을 못하고 있습니다. (MS 인스체인지로부터의 마이그레이션툴을 만드는 과정에서 준비, 설계된 공간으로 알고 있습니다.)

저희가 제공하는 관리툴을 이용하시면 이곳에 이름, 전화번호, 이메일을 등을 저장해놓고 PIP의 계정으로 동기화된 스마트폰등을 사용하실 때 마치 회사의 자산처럼 자유롭게 공유하여 사용가능하십니다. (대부분의 폰에서 사용가능하고 제가 LG OpG Pro인데 이곳에서는 안되더군요. LG SW개발팀에서는 잘 모르는 눈치입니다.)

현재 [더보기]를 누르면 전사공유주소록 관리툴이라고 메뉴가 보입니다만 전사 어드민만이 내용이 보이고 관리가 가능합니다. 공유주소록에 연락처를 올리고 공유하시고자 하는 직원은 전사 어드민에게 연락처를 보내시고 등록하게 하면 됩니다.

주소록 일괄등록은

주소록 일괄등록메뉴로 들어가면 상단에 샘플 파일이 있습니다. 이 샘플파일을 다운로드 받아서 그 내용을 채워주신 다음, [업로드]를 선택하시면 일괄 등록이 가능합니다.

스마트폰 카메라를 이용한 명함 관리앱 소개

안녕하세요. 지메일이나 구글 앱스를 사용하실때 알아두면 편리한 팁을 공유합니다.

각종 정보가 넘쳐나는 요즘 연락처를 어떻게 정리하고 계시나요? 그래도 요즘은 스마트폰에서 주소록만 잘 정리되면 전화번호부로도 카톡주소록으로 구글주소록으로 다 반영되지요? 통합의 중요성을 느끼는 분들이 점점 많아지고 계십니다.

온라인에 주소들을 모으게 되면 구글 앱스나 안드로이드에 연동해서 편리하게 사용할 수 있습니다만 실생활에서는 명함으로도 연락처를 많이 주고 받게 되지요. 헌데 이것을 일일이 주소록에 타이핑한다는것은 번거롭기도 하거니와 실제로 매일 매일하기도 어려운 일이기에 미루곤 하실겁니다. 그래서 좀 IT적인 사고를 가진 분들은 명함 스캐너를 생각해보기도 합니다.

물론 예전에도 명함 관리 프로그램이나 스캔 프로그램이 있었습니다만, 그런 것들은 기계를 사야하고 피시에 저장해서 핸드폰과 싱크를 시키거나 혹은 PDA에 저장되고 마는 수준이었는데 최근에는 스마트폰의 앱들이 발달되면서 구글 주소록과 연동하여 폰으로 촬영한 명함를 바로 스캔해서 인식하고 그 내용을 구글 주소록에 그대로 업데이트 해주는 좋은 앱들이 많이 나와있습니다.

아래에 소개하는 CamCard라는 앱은 저희가 몇 가지 테스트해 본 앱중에서 인식율이 가장 낫다고 판단된 앱중의 하나입니다. (단가는 높게 붙여져 있습니다만 처음에 기본 제공되는 무료 명함수가 상당하고, 사용기간이나 추천 실적에 따라 무료 스캔수가 계속해서 늘어나므로 매일 명함 정리를 한다면 굳이 구매를 하지 않아도 문제가 없습니다.)

아이폰 사용자는 이곳을 방문하시고

https://itunes.apple.com/kr/app/camcard-free-myeonghamseukaeneo/id364514190?mt=8

안드로이드 사용자는 이곳을 방문하세요.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.BizCardReader&hl=ko

사용법은 아래와 같습니다 (안드로이드 화면입니다만 아이폰도 유사합니다.)

먼저 [사진 촬영] 혹은 [Take Photo]를 클릭하면 사진을 찍을 수 있습니다.

사진을 직게 되면 아래의 그림과 같이, 촬영된 사진을 스스로 인식하여 세부 내용창에 보여줍니다.

저장을 한 다음, [인식]버튼을 눌러주면 아래와 같이 인식을 합니다.

상당히 인식률이 높으나 아직은 특수한 폰트나 구분선 ( | ) 등이 글자로 잘못 인식 되는 경우가 종종 있습니다. 촬영 직후 한번은 꼼꼼하게 이름, 이메일, 핸드폰번호 등 중요한 필드를 확인하시면 좋겠습니다.

이렇게 수집된 주소 정보는 CamCard 앱 내에 저장되고 설정을 해주면 구글 주소록과 연동이 되는데 개인 메일 계정과 회사 메일 계정 두 개를 모두 연동하여 각각에 주소정보를 등록할 수도 있습니다. 또한 명함 사진 원본도 주소로의 사진으로 저장되어서 나중에 명함 사진 원본을 살펴볼 수도 있습니다.

무료를 위한 명함 스캔 권한을 획득하려면 아래 그림과 같이 이 앱을 홍보하게 알리게 되면 추가로 얻을 수도 있습니다.

구글 주소록과 연동되는 인식률 좋은 명함 스캔프로그램으로 손쉽게 명함 정리하시기 바랍니다. 한번 설치해서 활용해 보세요.

공유회의록 사용

구글 드라이브(문서도구)에 대한 팁 - 팀 공용 회의록 사용방법을 공유합니다.

구글 앱스를 도입한 많은 회사에서 메일, 캘린더는 쉽게 사용을 하지만 구글 드라이브를 활용하는 단계에 이르면 많은 잇점에도 불구하고 활용을 주저하는 모습을 보게 됩니다. 구글드라이브가 “협업에 좋다, 공동작업에 좋다” 라고는 하지만 기존에 사용하지 않던 작업 컨셉이고, 기존 많은 작업들을 오피스를 사용해서 해왔기 때문에 새로운 형태의 작업방법을 써보기가 부담이 되는것은 사실이죠?

정보화추진팀과 연구소는 구글앱스 도입초기부터 아래와 같은 형식의 회의록을 만들어 사용해왔습니다. 먼저 실제 사용하고 있는 실샘플의 스크린샷을 한번 볼까요?

회의록 첫 보고자의 장표입니다. 상단에 회의보고파트의 이름이 있고 금주실적 및 차주계획이 보이시죠? 운영계 담당자가 먼저 상황을 보고하는 것이죠. 한 주의 수행 업무내용과 다음주의 계획을 보고합니다. 맨 아랫줄을 보면 여러 탭이 있는 것이 이 보고에 참여하는 팀은 7개 이상인 것을 알 수 있을겁니다. 회의시간 직전 스크린샷인데요 우측 상단에 보면 5명이 로그인해서 마지막 정리 작업을 하고 있는 것을 볼 수 있습니다. 다들 각자의 피시에서 로긴해서 각자 탭에서 각자의 보고자료를 정리하고 있습니다. 전날 혹은 회의직전에 취합을 하느라 메일을 보내고 취합해서 파일을 만들거나 한가지 보고서파일에 수정을 하느라 파일락이 걸려서 사본을 만들고 나중에 머지하고 하는 일은 사라졌고 취합을 담당하는 사람도 별도로 필요없게 되었습니다. (이제 그 담당자는 회의 며칠전에 회의 공지하고, 사본을 만들어 날짜를 맞추어 보고서를 작성 할 수 있게 준비하는 것으로 업무는 끝납니다. 그 다음 보고 내용은 각 보고자의 전적인 책임이죠)

또한 모든 구글 드라이브 파일은 스마트폰/패드으로도 그대로 내용 확인 및 입력, 수정이 가능합니다. 구글앱스의 강점 중 하나죠. 최악의 경우 회의중에도 오탈자 수정할 수 있습니다.

이렇듯 협업의 맛을 느끼기 위해서는 직접 회의록을 써보시는 것이 가장 간단하고 쉽게 익숙해질 수 있는 방법이 아닐까 합니다. 이 링크를 클릭하면 바로 회의록 템플릿을 선택하실 수 있습니다.

[템플릿 관리도구로 바로가기]

또는 혹은 먼저 구글 드라이브에 들어가서 [만들기]를 누른다음 [스프레드시트]를 선택합니다. 만들 문서의 종류가 스프레드시트 종류면 스프레드시트 만들기를 하신 다음 [파일]-[새로 만들기] - [템플릿에서]를 선택하면 템플릿 관리도구로 넘어갑니다.

[템플릿 관리도구로 바로가기]

이 글을 위해서 첫 템플릿을 올렸습니다 (그동안 템플릿 업로드기능이 계속 오류가 있었고, 최근에서야 구글에서 조치가 되었습니다.). 회의록을 한번 만들게 되면 [사본 만들기]를 사용하면 되므로 매번 이렇게 불편하게 만들어야 하는 것은 아닙니다.

템플릿에서 선택하여 복사본이 생성된 문서를 살펴봅니다.

통상의 회의록에 있는 금주 실적 및 차주 란이 있고요, 일반업무와, 그아래의 업무란으로 나눠져 있습니다. 세부 파트별로 탭을 하나씩 할당합니다. 한 명의 보고자는 한개의 탭을 쓰는 셈이고요.

내용은 적당히 각자 보고팀/파트의 현황에 맞춰서 수정해서 쓰시면 됩니다.

아참, 이름은 템플릿을 복사한 것이므로 적당한 이름을 붙여주셔야겠죠.

저희팀은 [정보화추진팀 주간보고 2013년 3월 1주차] 이 정도로 사용하고 있습니다.

누군가는 [대분류] [중분류] [세분류] [세세분류] 로 이름을 짓는것이 좋다고 합니다.

문서를 만들 때 이름을 대충 붙이게 되면 문서를 만들때는 그 한가지 일만 깊숙히 몰입해서 하고 있으므로 [회의록, 보고서, 채용계획] 이렇게만 해도 바로 알 수 있지만, 파일 데이터가 쌓이기 시작하면 정말 알아볼 길이 없게 됩니다. 실제로 파일이름을 붙이는 방법을 위와 같은 기준으로 해보시면 이름을 붙일때는 귀찮아도 나중에 검색이 필요한 경우 엄청나게 편해지고, 편리해집니다.

이것에 대해서는 다시 한번 자세하게 글을 올립지요.

한번 회의가 끝난 다음 그 다음주의 새로운 회의록을 만들 때는 [파일]-[사본 만들기]를 선택해서 만드시면 됩니다. [이름 바꾸기]해서 날자를 바꿔주면 되겠지요.

이상으로 구글 문서도구로 만들 수 있는 회의록 사용방법에 대해서 설명을 드렸습니다. 약간 생소하시더라도 두 세번만 사용해보시면 회의내용을 취합하고 이것을 파워포인트나 엑셀로 취합해서 보고자료를 만들고 하는 일들이 과연 피할 수 없는 일인가? 여태까지 해왔던 방법이 맞는가? 하는 생각이 드실것이라 생각합니다.

각 팀의 사용하고 있는 좋은 템플릿이 있다면 공유 부탁드립니다.