구글 드라이브(문서도구)에 대한 팁 - 팀 공용 회의록 사용방법을 공유합니다.
구글 앱스를 도입한 많은 회사에서 메일, 캘린더는 쉽게 사용을 하지만 구글 드라이브를 활용하는 단계에 이르면 많은 잇점에도 불구하고 활용을 주저하는 모습을 보게 됩니다. 구글드라이브가 “협업에 좋다, 공동작업에 좋다” 라고는 하지만 기존에 사용하지 않던 작업 컨셉이고, 기존 많은 작업들을 오피스를 사용해서 해왔기 때문에 새로운 형태의 작업방법을 써보기가 부담이 되는것은 사실이죠?
정보화추진팀과 연구소는 구글앱스 도입초기부터 아래와 같은 형식의 회의록을 만들어 사용해왔습니다. 먼저 실제 사용하고 있는 실샘플의 스크린샷을 한번 볼까요?
회의록 첫 보고자의 장표입니다. 상단에 회의보고파트의 이름이 있고 금주실적 및 차주계획이 보이시죠? 운영계 담당자가 먼저 상황을 보고하는 것이죠. 한 주의 수행 업무내용과 다음주의 계획을 보고합니다. 맨 아랫줄을 보면 여러 탭이 있는 것이 이 보고에 참여하는 팀은 7개 이상인 것을 알 수 있을겁니다. 회의시간 직전 스크린샷인데요 우측 상단에 보면 5명이 로그인해서 마지막 정리 작업을 하고 있는 것을 볼 수 있습니다. 다들 각자의 피시에서 로긴해서 각자 탭에서 각자의 보고자료를 정리하고 있습니다. 전날 혹은 회의직전에 취합을 하느라 메일을 보내고 취합해서 파일을 만들거나 한가지 보고서파일에 수정을 하느라 파일락이 걸려서 사본을 만들고 나중에 머지하고 하는 일은 사라졌고 취합을 담당하는 사람도 별도로 필요없게 되었습니다. (이제 그 담당자는 회의 며칠전에 회의 공지하고, 사본을 만들어 날짜를 맞추어 보고서를 작성 할 수 있게 준비하는 것으로 업무는 끝납니다. 그 다음 보고 내용은 각 보고자의 전적인 책임이죠)
또한 모든 구글 드라이브 파일은 스마트폰/패드으로도 그대로 내용 확인 및 입력, 수정이 가능합니다. 구글앱스의 강점 중 하나죠. 최악의 경우 회의중에도 오탈자 수정할 수 있습니다.
이렇듯 협업의 맛을 느끼기 위해서는 직접 회의록을 써보시는 것이 가장 간단하고 쉽게 익숙해질 수 있는 방법이 아닐까 합니다. 이 링크를 클릭하면 바로 회의록 템플릿을 선택하실 수 있습니다.
또는 혹은 먼저 구글 드라이브에 들어가서 [만들기]를 누른다음 [스프레드시트]를 선택합니다. 만들 문서의 종류가 스프레드시트 종류면 스프레드시트 만들기를 하신 다음 [파일]-[새로 만들기] - [템플릿에서]를 선택하면 템플릿 관리도구로 넘어갑니다.
이 글을 위해서 첫 템플릿을 올렸습니다 (그동안 템플릿 업로드기능이 계속 오류가 있었고, 최근에서야 구글에서 조치가 되었습니다.). 회의록을 한번 만들게 되면 [사본 만들기]를 사용하면 되므로 매번 이렇게 불편하게 만들어야 하는 것은 아닙니다.
템플릿에서 선택하여 복사본이 생성된 문서를 살펴봅니다.
통상의 회의록에 있는 금주 실적 및 차주 란이 있고요, 일반업무와, 그아래의 업무란으로 나눠져 있습니다. 세부 파트별로 탭을 하나씩 할당합니다. 한 명의 보고자는 한개의 탭을 쓰는 셈이고요.
내용은 적당히 각자 보고팀/파트의 현황에 맞춰서 수정해서 쓰시면 됩니다.
아참, 이름은 템플릿을 복사한 것이므로 적당한 이름을 붙여주셔야겠죠.
저희팀은 [정보화추진팀 주간보고 2013년 3월 1주차] 이 정도로 사용하고 있습니다.
누군가는 [대분류] [중분류] [세분류] [세세분류] 로 이름을 짓는것이 좋다고 합니다.
문서를 만들 때 이름을 대충 붙이게 되면 문서를 만들때는 그 한가지 일만 깊숙히 몰입해서 하고 있으므로 [회의록, 보고서, 채용계획] 이렇게만 해도 바로 알 수 있지만, 파일 데이터가 쌓이기 시작하면 정말 알아볼 길이 없게 됩니다. 실제로 파일이름을 붙이는 방법을 위와 같은 기준으로 해보시면 이름을 붙일때는 귀찮아도 나중에 검색이 필요한 경우 엄청나게 편해지고, 편리해집니다.
이것에 대해서는 다시 한번 자세하게 글을 올립지요.
한번 회의가 끝난 다음 그 다음주의 새로운 회의록을 만들 때는 [파일]-[사본 만들기]를 선택해서 만드시면 됩니다. [이름 바꾸기]해서 날자를 바꿔주면 되겠지요.
이상으로 구글 문서도구로 만들 수 있는 회의록 사용방법에 대해서 설명을 드렸습니다. 약간 생소하시더라도 두 세번만 사용해보시면 회의내용을 취합하고 이것을 파워포인트나 엑셀로 취합해서 보고자료를 만들고 하는 일들이 과연 피할 수 없는 일인가? 여태까지 해왔던 방법이 맞는가? 하는 생각이 드실것이라 생각합니다.
각 팀의 사용하고 있는 좋은 템플릿이 있다면 공유 부탁드립니다.
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