동부클라우드 구글앱스 활용Tip

2015년 7월 30일 목요일

MS오피스 파일을 구글 드라이브로!!

<MS오피스 파일을 구글 드라이브로 저장하기>

MS 워드, 엑셀, 파워포인트 파일을 바로 구글 드라이브에 저장하고 공유할 수 있는 "구글 드라이브 플러그인"이 추가되었습니다.

구글 드라이브 플러그인은 MS 워드, 엑셀, 파워포인트 버전 2007, 2010, 2013과 오피스 365 가입을 통해 다운로드 받은 오피스에서 사용할 수 있습니다.

[자세히 보기 : http://googleappsupdates.blogspot.kr/2015/07/google-drive-plug-in-for-microsoft.html]

2015년 7월 22일 수요일

주소록공유 third-party app (Shared Contacts)

<주소록 공유하기>

* 구글문서를 공유하듯이 연락처를 공유할수 있는 앱!

연락처 그룹(주소록)을 회사내 도메인 사용자들과 공유합니다.

- Shared Contacts for Gmail : http://www.gmailsharedcontacts.com/

지메일 연락처 그룹을 특정 사용자 또는 사용자 그룹과 공유
사용자들은 공유된 연락처를 수정하거나 추가할수 있음(권한일 있을경우)
공유된 연락처는 검색에서 나타나고 지메일에서 자동완성제공
무제한 공유용량
모바일 및 Outlook의 “내 연락처”와 동기화
권한관리(읽기만/편집 가능)

1. 설치

도메인 관리자가 마켓플레이스에서 앱을 설치합니다.

(무료평가판 : 14일, 구글앱스 라이센스 기준/연간서비스 가격이 다름)

1) 마켓플레이스로 이동합니다.

2) 마켓플레이스에서 검색어: shared contact를 입력하여 앱을 조회합니다.

Shared Contacts for Gmail 을 설치함 (+앱설치)

2. 특정 주소 그룹 공유하기

1) 앱더보기를 클릭하여 공유 주소 프로그램을 실행합니다.

하단에 Shared Contacts for Gmail V2를 클릭합니다.

2) 기본 회사 도메인 정보를 입력합니다.

3) 상단메뉴의 Sharing Groups로 이동합니다.

4) 공유할 주소록 그룹을 지정하여 공유합니다.

공유되지 않은 주소록중 [국솔모]을 선택하여, 공유할 사용자를 추가합니다.

회사내 특정 사용자를 추가합니다.

특정사용자에 대한 공유권한을 설정합니다.

My contacts folder sync : on/off
Permisson : read only/ Can add and edit/ Can edit and delete

5) 공유받은 주소록은 개인주소록에 표시됩니다.

가격정책

http://www.gmailsharedcontacts.com/pricing/

2015년 7월 20일 월요일

드라이브 보안강화_문서 복사,프린트, 다운로드 방지 기능

< 문서 복사,프린트, 다운로드 방지 기능>

구글이 문서 공유 설정에 대해 보안을 강화했습니다.

Google 문서 (Docs/Slide/Spreadsheet)에 대해서 배포시 공유 옵션에 '다운로드/복사/프린트' 를 할 수 없도록 기능이 추가되어, 공유된 사람이 추가로 문서를 마음대로 다른곳에 공유할 수 없게 되었습니다.

공유 설정 시, [고급]을 클릭합니다.

공유할 사용자 추가시 소유자 설정에 아래와 같은 옵션을 확인할 수 있습니다.

- 편집자가 엑세스를 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다.

- 댓글 작성자/뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사 욥션을 사용 중지합니다.

복사, 다운로드, 프린트를 할 수 없는 사용자는 아래와 같이 파일 메뉴에 '사본만들기', '인쇄' 기능이 비 활성화 되어 있습니다.

본 기능은 현재 개인 지메일에서만 이용이 가능하다고 하네요.

곧, 구글앱스 사용자들도 이용할 수 있겠죠??

2015년 6월 29일 월요일

<구글 문서에서 개인정보 숨기기>

- 구글 문서에 개인정보 및 중요한 내용이 포함되어 있는 문서를 다른사용자와 공유해야 할 때,
중요한 부분 텍스트만 가리고, 다른사용자와 문서를 공유할 수 있는데요,
- 공유를 받은 사용자는 텍스트가 가려진 상태의 문서를 보게 됩니다.

1. 구글 문서에서 [부가기능]-[DosSecrets]-[Open]을 클릭하면, 오른쪽에 DosSecrets가 활성화 됩니다.
2. PassPhrase 부분에 비빌번호를 입력하고 [Start]버튼을 클릭합니다.

3. 개인정보 및 가려야 할 부분을 블록을 잡고 [Censor text]버튼을 클릭합니다.

4. 해당 부분이 색깔로 가려지며, 오른쪽에 해당 작업 내용이 보여집니다.

5. 같은 방법으로 다른 부분도 가려봅니다.

6. 숨기기 작업이 완료된 문서를 다른 사용자와 공유합니다.

7. 문서가 공유된 사용자는 중요부분이 가려진 상태로 문서가 보여집니다.

2015년 6월 25일 목요일

구글 캘린더에 문서파일 첨부하기

<구글 캘린더에 문서파일 첨부하기>

구글 캘린더에는 '설명'란에 회의 아젠다나 세부 내용 등을 텍스로만 넣을 수 있었는데요,
구글 시트나 프리젠테이션 같은 파일도 첨부가 가능해졌습니다.

1. 구글 캘린더 [만들기]에서 아래와 같이 첨부파일 추가 링크를 확인할 수 있습니다.