구글앱스 그룹스 적용사례

1. 사내 커뮤니티

주제별 또는 토픽별 게시판을 만들어 의견을 주고 받을 때 사용, 사내 게시판으로 활용

2. 고객 지원 창구

support@도메인 으로 그룹스를 만들어서, 홈페이지에 상담요청 또는 지원요청 메일을
support@도메인 으로 게시하여, 고객이 그룹스 메일로 요청을 하면 그룹스 멤버들의 메일로
상담요청 메일이 전달되며, 그 내용에 대해서 그룹스 멤버들이 대응을 하게 됩니다.

예시) http://cloud.dongbu.com/ 사이트에 [고객지원] - [서비스 상담신청] 메뉴 참조

 

3. 팀 대표주소

회사 내 팀들에게 공지사항을 전달할 때 팀의 대표주소로  활용하여 메일을 보낼 수 있습니다.
그룹스 주소로 메일을 보내면 그룹스에  멤버들에게 메일이 전달되며, 보낸 내용은  
그룹스 게시판에서 보거나 메일로 확인이 가능합니다.

예시) 메일을 보낼 때, 그룹스 메일로 보낼 수 있음

4. 그룹스 계정으로  문서 공유하기, 일정 공유하기

* 팀 캘린더 생성 후 공유하기 : 구글앱스팁_팀 캘린더공유하기

* 문서 공유하기

지메일에서 나의 일정(캘린더) 확인하기

지메일에서  나의 일정 확인하기

1. 톱니바퀴모양을 선택하여, 환경설정을 클릭합니다. 

2. 환경설정의 실험실로 이동하여, Google 캘린더 가젯을 사용으로 체크 합니다.

3. 실험실 변경사항에 대해서 저장합니다.

4. 지메일에서 캘린더의 내용을 확인합니다. 지메일 좌측의 맨 아래 하단에서 더보기 버튼을 클릭하여, 일정을 확인합니다.

구글, 스타워즈 테마 스킨 적용하기- 네안의 포스를 깨워라

구글에서 스타워크 테마 스킨을 공개했습니다.
구글은 지난 11월23일부터 구글의 각종 서비스를 스타워즈 테마로 바꿔주는 이벤트를 시작했습니다. 

이른바 ‘네 안의 포스를 깨워라’ 이벤트입니다. 구글 서비스를 사용하는 이들은 모두 
참여할 수 있는 만큼, 스타워즈 덕후 뿐만 아니라 많은 영화 팬들도 즐겁게 동참할 수 있습니다.

개인용 지메일 계정에서만 스킨 적용 가능합니다. 

스타워즈 스킨은 이용자가 푸른색의 중심의 라이트사이드와 붉은색 위주의 다크사이드 중 
하나의 테마를 선택할 수 있다.

스킨은 2016년 2월1일까지 제공됩니다. 

네 안의 포스를 깨워라를 클릭해주세요.
https://www.google.com/intl/ko/starwars/

그룹(팀) 캘린더 생성 및 공유하기

그룹(팀) 캘린더 생성 및  공유하기
https://support.google.com/a/answer/1626902?hl=ko

1. 그룹 캘린더 만들기

• 계정에 로그인하여 Google 캘린더를 표시합니다.
• 내 캘린더의 드롭다운 메뉴에서 새 캘린더 만들기를 클릭합니다.
• 캘린더 이름(예: '전원 참석 회의')과 캘린더 설명, 위치 및 시간대를 입력합니다.
• 이 캘린더를 다른 사용자와 공유 체크박스 선택한 다음 조직 내 모든 사용자와 공유하도록 옵션을 선택합니다.
• 이 캘린더 공유하기 페이지의 이 캘린더를 다른 사용자와 공유 설정은 특정 사용자와 공유 설정을 재정의합니다.
• 예를 들어 조직 내 모든 사용자와 그룹 캘린더를 공유한 경우 사용자에게 모든 일정 세부정보 보기권한을 부여하면 특정 사용자와 공유 아래에서 한가함/바쁨 정보만 보기를 설정했더라도 조직 내 모든 사용자에게 모든 일정의 세부정보가 표시됩니다.
• 캘린더 만들기를 클릭합니다.
• 이제 캘린더가 내 캘린더 아래에 표시됩니다. 다음에 일정을 만들고 그룹을 초대하려는 경우 참석자를 추가하면 자동완성 목록에 캘린더가 표시됩니다. 이 예에서는 전원 참석 회의(캘린더)를 보게 됩니다. 이 캘린더를 선택하면 해당 그룹을 초대하는 것과 같은 효과입니다.
• 참석자를 추가할 때 내 캘린더 목록의 캘린더만 자동완성 목록에 표시됩니다. 그룹 캘린더는 캘린더 소유자 및 Google Apps 관리자의 자동완성 목록에는 표시되지만 그룹 캘린더를 다른 캘린더 목록에 추가한 다른 사용자에게는 표시되지 않습니다.

이제 다음에 설명하는 몇 가지 방법으로 공유 캘린더를 배포할 수 있습니다.

2. 그룹 캘린더 공유 모든 기존 사용자: 초대를 통해 캘린더 배포

• 기존 사용자가 없는 경우 조직의 모든 사용자를 포함하는 그룹을 생성합니다.
• 내 캘린더 아래에 있는 공유 캘린더를 찾아 드롭다운 화살표를 클릭하고 이 캘린더 공유하기를 선택합니다.
• 특정 사용자와 공유 아래에서 이메일 주소 입력란에 그룹의 이름을 입력합니다.
• 더 작은 그룹이나 개인 이메일 주소를 추가할 수도 있습니다.
• 원하는 경우 권한을 변경합니다. 기본적으로 그룹의 모든 사용자가 캘린더의 모든 일정의 세부정보를 볼 수있지만 변경하지는 못합니다.
• 저장을 클릭합니다.
• 사용자에게 캘린더에 대한 이메일 메시지가 전송됩니다. 사용자는 이메일에서 링크를 클릭하여 캘린더를 다른 캘린더 목록에 추가할 수 있습니다. 사용자가 링크를 클릭하지 않으면 캘린더가 자동으로 추가되지 않습니다.

새 사용자: 캘린더 주소 홍보

• 공유 캘린더 주소를 복사하여 새 사용자를 위한 교육 문서에 붙여넣습니다.
• 캘린더 주소를 검색하려면 다음 단계를 따르세요.
• 관리자의 캘린더에서 내 캘린더 아래에 있는 공유 캘린더를 찾습니다.
• 공유 캘린더의 드롭다운 화살표를 클릭하여 캘린더 설정을 선택합니다.
• 캘린더 주소 섹션까지 아래로 스크롤하여 캘린더 ID를 복사합니다(캘린더 ID가 김). 새 사용자에게 배포할 교육 문서 또는 웹사이트에 캘린더 주소를 붙여넣습니다.
• 새 사용자에게 캘린더 ID를 복사하여 동료의 캘린더 추가하기 입력란(다른 캘린더 아래)에 붙여넣은 다음 Enter 키를 누르도록 안내합니다.
• 그러면 캘린더가 다른 캘린더 목록에 표시됩니다.

캘린더를 만드시고, 특정 사용자를 추가해서 공유하거나, 직접 사용자가 동료캘린더를 가지고 와서  추가하는 방식이 있습니다.

3. 특정 사용자를 추가해서 캘린더 공유하기

직접 이메일 주소를 입력하거나, 팀 그룹스 계정(주)를 입력하여 캘린더를 공유할수 있습니다.

• google@dongbuinc.com 그룹스 계정으로 추가해서 공유합니다

• 그룹스에 속한 멤버들에게 알림메일이 갑니다.

• 캘린더 추가 링크를 클릭하면, 내킬린더에  [잠시 만드는 캘린더 표시됩니다.

4. 동료캘린더 추가히기: 캘린더 주소를 추가해서 공유하기 

• 공유 캘린더 아이디를 안내해주세요. [동부회사] 캘린더 공유하기

• 다른캘리더 하단에 캘린더 아이디를 입력해주세요. 입력하시고 엔터키를 눌러주세요.

• 다른캘린더 [동부회사]가 공유된 내용을 볼수있습니다.

로그인 방식 2단계 인증 설정

다음과 같이 우리가 흔히 하는 행동들로 비밀번호 도용이 쉽게 일어날 수 있습니다.

• 여러 개의 사이트에 동일한 비밀번호 사용
• 인터넷에서 소프트웨어 다운로드
• 이메일에 있는 링크 클릭

로그인 시, 2단계 인증을 사용하면 나쁜 의도를 품은 사용자가 내 비밀번호를 알아도 계정을 보호할 수 있습니다.

2단계 인증 설정 바로 가기 : https://accounts.google.com/SmsAuthConfig

위에 바로 가기 링크를 클릭하거나, [내 계정] - [로그인 및 보안] - [2단계 인증] 을 클릭하세요.

1. 설정 시작을 클릭합니다.

2. 비밀번호를 입력하고 다시 한번 로그인 합니다.

3. 휴대전화 번호를 입력하고 코드를 전송합니다.

4. 인증 코드를 입력합니다.

5. 신뢰할 수 있는 컴퓨터임을 확인합니다.

6. 2단계 인증을 사용합니다.

• 로그인 시, 특정 컴퓨터에서 인증 코드를 다시 요청하지 않도록 설정할 수 있습니다.
• 본인(또는 타인)이 다른 컴퓨터에서 내 계정에 로그인하려고 할 때 코드를 요구하게 됩니다.
• 2단계 인증 설정은, [내 계정] - [로그인 및 보안] - [2단계 인증] 에서 수정 및 삭제 할 수 있습니다.

구글 드라이브의 유용한 5가지 기능

1. 드래그 앤드 드롭

일반적으로 구글 드라이브에 파일을 업로드할 때 왼쪽의 빨간색 ‘새로 만들기’ 버튼을 눌러서,

‘파일 업로드’를 클릭한 다음 컴퓨터의 폴더를 찾아 파일을 올립니다. 그러나, 더 간단한 방법이 있습니다. 

윈도우 탐색기나 맥 OS 파인더에서 파일을 그냥 구글 드라이브 파일 목록으로 드래그하면 됩니다. 

구글의 드래그 앤드 드롭 아이콘이 나타나며, 막대 모양으로 업로드 상태를 확인할 수 있습니다.

2. 새 문서 빠르게 만들기

구글 드라이브를 열 필요 없이 새로운 문서를 만드는 방법이 있습니다.

새로운 문서나 스프레드시트, 슬라이드쇼를 생성하고 싶다면, 

다음의 ‘빠른 생성’ 링크를 브라우저의 툴바로 드래그해서 넣어보세요. 

새로운 프로젝트를 시작할 때 이 북마크만 클릭하면 됩니다.

* 문서 : https://docs.google.com/document/create

* 스프레드시트 : https://docs.google.com/document/create

* 프레젠테이션 : https://docs.google.com/document/create

3. 보낸 사람으로 검색하기

구글의 협업 기능 때문에 공유된 문서로 작업할 일이 많을 것입니다.

하지만 누가 어떤 문서를 보냈는지, 어떤 스프레드시트에 누구와 작업을 하고 있었는지 

계속 기억하기는 어렵습니다.

공유 문서함의 수백개의 문서를 스크롤하는 것도 시간이 부족할 때는 결코 좋은 방법은 아니죠.

이럴 때는 드라이브의 검색창에 협업자의 이름이나 이메일 주소를 입력해보세요.

몇 초 안에 그 사람과 작업하고 있는 문서 목록이 추려져서 나타날 것입니다.

4. PDF와 이미지를 텍스트로 변환하기

드라이브의 장점 중 하나는 모든 종류의 파일을 저장할 수 있다는 점입니다.

하지만 드라이브에 내장된 OCR 기술을 이용해서 PDF나 이미지 같은 텍스트가 아닌 문서도 

텍스트를 편집할 수 있게 변환할 수 있다는 사실을 아는 사람은 많지 않죠.

변환을 원하는 파일을 드라이브에 올리고 오른쪽 마우스를 클릭한 다음,

[연결 앱] → [Google 문서]를 선택합니다. 새 탭으로 이미지나 PDF가 들어있는 문서가 열리는데,

주변에는 파란색 테두리가 표시되고 그 아래에는 텍스트가 추출되어 나타납니다.

이 텍스트를 편집한 다음 이미지나 PDF 원본을 삭제하고 새로운 문서로 저장할 수 있습니다.

5. 문서 번역하기

오늘날 비즈니스의 ‘글로벌’적 특성을 고려하면, 다른 언어로 작성된 문서를 번역해야 할 일이 있을 것입니다. 구글 번역기(Google Translate) 웹 도구에 복사 / 붙여넣기를 할 수도 있지만,

구글 드라이브에 문서를 업로드해서 원하는 언어로 번역된 것을 저장하는 것이 더 편한 방법입니다.

번역할 문서를 드라이브에 업로드하고 오른쪽 마우스 클릭한 다음,

[연결 앱] → [Google 문서]를 선택합니다.

도구 메뉴에서 문서 번역을 클릭하고, 수십 개의 언어 중에서 원하는 것을 선택하면 됩니다.

업무 관리에 구글 킵을 잘 활용하는 5가지 방법

구글 킵은 에버노트나 마이크로소프트 원노트에 가려져 있지만, 

구글의 생태계 내에 있는 사용자들에겐 강력한 생산성 도구가 될 수 있습니다. 

구글의 다른 앱들과 마찬가지로 킵은 날렵하고, 빠르며, 사용하기 쉽고, 디바이스 전반에 동기화됩니다.

기능이 계속 강화되고 있다는 점도 장점 중 하나죠!!

1. 메모를 할 일 목록으로 만들기

할 일 목록에서 아이템을 체크해나가는 것만큼 만족스러운 것도 없습니다.

에버노트처럼 구글 킵도 형식이 정해지지 않은 메모를 체크리스트로 만드는 기능이 있어요.

메모를 열어서 점 3개가 있는 아이콘을 누르고 ‘체크박스 표시’를 선택합니다.

각 아이템의 앞쪽에 체크박스를 추가해줍니다. 같은 순서로 ‘체크박스 숨기기’를 선택하면, 체크박스를 없앨 수 있습니다. 

2. 자신에게 남기는 메모 작성하기

아이디어나 영감이 떠올랐을 때, 그것을 즉시 남겨야 합니다.

이런 순간에 구글 나우의 음성 명령으로 킵에 바로 메모를 저장할 수 있습니다.
안드로이드 폰에서 마이크에 “오케이 구글, 나에게 메모(note to self)”라고 말하면, 콘텐츠를 메모로 받아적어 줍니다.

처음에 이 기능을 사용할 때에는 구글 나우가 어떤 앱을 사용할지 묻는데, 여기서 구글 킵을 선택하면 됩니다.

3. 시간, 위치 기반의 미리 알림 이용하기

해야 할 것들을 적어두는 용도로 구글 킵을 사용한다면, 미리 알림 기능을 활용할 수도 있습니다.

시간과 위치, 2가지 기준의 미리 알림을 제공합니다.

시간을 기준으로 한 미리 알림은 기본적으로 특정 시간을 위한 메모에 사용됩니다. 

예를 들어, 명함으로 메모를 만들어 놓고, 

다음 날 사무실에 도착했을 때 이 사람에게 연락해야 한다는 것을 기억해낼 수 있습니다. 

메모의 하단에 손가락에 원이 그려진 ‘나에게 알림’ 아이콘을 클릭한 다음, ‘날짜 및 시간 선택’을 고릅니다.

알림이 오길 바라는 날짜와 시간을 기록한 다음 저장을 누르면, 1회 알림 혹은 반복 알림 중에서 선택할 수 있습니다.

위치 기반의 미리 알림은 GPS를 이용해서 메모 내용을 실행해야 할 대략적인 장소에 있을 때 알림이 옵니다.

대표적인 예로, 근처 마트에 갔을 때 쇼핑 리스트 메모가 알림으로 오는 것을 예로 들 수 있습니다.

위치 기반의 미리 알림을 이용하려면, 나에게 알림 아이콘을 클릭한 다음 ‘장소 선택’을 눌러서 검색창에 위치를 검색합니다.

4. 이미지에서 텍스트 골라내기

구글 킵은 사용자가 이미지를 편집이 가능한 텍스트로 추출할 수 있도록 합니다. 

명함이나 영수증 등을 검색할 수 있도록 저장할 수 있습니다.
이를 위해서는 이미지가 들어간 메모를 열어서, 점 3개 아이콘을 누른 후‘이미지에서 텍스트 가져오기’를 선택합니다.

OCR이 독특한 것은 아니지만, 다른 메모 앱보다 킵은 에러가 적습니다.

5. 메모에서 구글 문서 만들기

킵 메모는 쉽게 구글 문서도구로 전환이 가능합니다.

복사하고 싶은 메모를 선택한 다음 점 3개 아이콘을 탭하고 ‘Google 문서에 복사’를 선택합니다.

여러 메모를 복사하려면 하나의 안드로이드에서는 하나의 메모가 어두워질 때까지 탭하고, 다른 것을 선택합니다.

데스크톱에서는 왼쪽 상단의 체크 아이콘으로 선택하면 됩니다. 나머지는 구글 문서도구에서 작업하면 됩니다.